Duurzaamheid

8 januari 2016

Klanten zijn van ons gewend om jaarrekeningen en aangiften inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting op papier en in een keurig ingebonden mapje van ons te ontvangen. Daarnaast stuurden wij het afgelopen jaar per email ook altijd al een digitaal exemplaar naar de klanten.

Welnu, vanaf 1 januari 2016 zullen wij standaard alleen nog digitale exemplaren mailen en dus geen papieren exemplaren meer versturen. Alleen als de klant daar expliciet om vraagt, zullen wij u ook nog een  exemplaar op papier toesturen. Wij verzoeken dan wel om een zorgvuldige afweging te maken of dat ook daadwerkelijk nodig is. Bij het aanvragen van bijvoorbeeld een financiering, vragen banken in het algemeen om een kopie van uw jaarrekening en/of aangifte, maar daarbij hebben zij tegenwoordig ook de voorkeur voor digitale exemplaren die naar hen gemaild kunnen worden.

De voordelen zijn evident: het is niet alleen duurzamer, het is ook sneller dan papieren rapporten. Bovendien zijn digitale rapporten gemakkelijker te archiveren. Dat kan op de eigen harde schijf, maar natuurlijk ook in de cloud, bijvoorbeeld via OneDrive, Dropbox, Google Drive of een andere cloudopslag.

Bij de aangiften inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting trof de klant altijd een akkoordverklaring aan, die wij graag ondertekend weer retour ontvingen. Die akkoordverklaring zullen wij niet meer met de aangifte meesturen. Men mag ons voortaan per mail laten weten dat men met de aangifte akkoord gaat. In 2016 zal dat op een bepaald moment online gaan gebeuren, zodra wij de overstap hebben gemaakt naar andere software (daar zijn wij op dit moment mee bezig).

Over digitalisering gesproken: indien mogelijk, ontvangen wij stukken van administratie of voor de aangifte in het vervolg ook het liefst digitaal. Dat wil zeggen: in ieder geval alles dat men zelf ook al digitaal heeft. Aan de andere kant is het tegenwoordig met een scanner of een smartphone vrij eenvoudig om papieren stukken te digitaliseren, maar het is niet onze bedoeling dat de klant daar uren mee bezig is. Papieren mogen nog steeds gewoon naar ons opgestuurd worden.

En tot slot nog over onze eigen digitalisering: onze facturen worden momenteel nog op papier verstuurd en dat zal nog even zo blijven. Ook daar zijn we een slag in aan het maken door de eerder genoemde overstap naar andere software. We verwachten ergens begin 2016 te kunnen overstappen op digitale facturen die per email verzonden kunnen worden.

Terug naar overzicht